Prozesse

Sie gestalten und entwickeln den gesamten Arbeitsprozess systematisch und verbessern ihn ständig. Sie bleiben lern- und wettbewerbsfähig.

Gute Praxis

In Ihrem Unternehmen sind die Prozesse systematisch festgelegt.

• Sie planen die Arbeitsabläufe systematisch und berücksichtigen dabei möglichst viele Faktoren und Rahmenbedingungen, die den Prozess beeinflussen – zum Beispiel Kundenaufträge, das Budget, Arbeitsverfahren, erforderliche Qualifikationen/ Kompetenzen, Informationen, Kommunikationswege, Kooperationen, Arbeitsmittel und -stoffe, erforderliche Arbeitsumgebung. Die Arbeitsabläufe sind verständlich beschrieben – zum Beispiel in Verfahrensregelungen, Arbeitsanweisungen.
• Mögliche Risiken, Gefährdungen und Probleme in den Arbeitsabläufen sind ermittelt und in der Arbeitsplanung mit berücksichtigt – zum Beispiel Gefährdungsbeurteilungen, Erfahrungen aus vergangenen Projekten einbeziehen.
• Sie planen die Arbeitsabläufe nicht im Detail, damit auch Ihre Beschäftigten ihre Kompetenzen und Erfahrungen einbringen können. So motivieren Sie sie und nutzen deren Leistungspotenziale optimal.
• Sie achten bei der Festlegung der Arbeitsabläufe auf die Verringerung oder die Vermeidung von unproduktiven Zeiten – zum Beispiel Transport- und Liegezeiten, Arbeitsmaterial und Werkzeuge sind rechtzeitig an Ort und Stelle.
• Sie haben ein Verfahren, mit dem Sie verhindern, dass fehlerhafte Arbeitsergebnisse von vorgelagerten Prozessen an nachfolgende Prozesse weitergegeben werden.
• Kooperieren mehrere Teams, Projekte oder Abteilungen oder mehrere Unternehmen, ist festgelegt, wie die Zusammenarbeit stattfindet, damit die Abläufe effektiv und effizient bleiben und es zu keinen Überschneidungen und gegenseitigen Gefährdungen kommt – zum Beispiel Verfahrensregelungen mit klaren Schnittstellenregelungen, Festlegungen der Weisungsbefugnisse, Koordinator. > Organisation

Sie steuern und kontrollieren die Prozesse nach Kriterien, die allen bekannt sind.

• Die Kriterien, nach denen die Arbeitsabläufe, die Arbeitsergebnisse und die Leistungen der einzelnen Beschäftigten bewertet und gesteuert werden, sind bekannt. Kriterien können zum Beispiel sein: Durchlaufzeit, Fehlerquote/Qualität, Störungen, Kundenzufriedenheit. Es hat sich bewährt, solche Kriterien gemeinsam mit den Beschäftigten zu vereinbaren.
• Sie haben die Steuerung und Kontrolle der Arbeit, der Produkte und Leistungen so angelegt, dass sie als eine gemeinsame Verbesserung der Prozesse verstanden werden und nicht als ein „Überwachungsinstrument“.

Sie lassen es gar nicht erst zu Störungen kommen. Sie vermeiden Probleme vorausschauend.

• Sie erfassen mögliche Gefährdungen und Störungen beim Einsatz von Technik und Arbeitsstoffen sowie beim Einsatz von Lieferanten und Subunternehmern bereits im Vorfeld. Sie schalten Risiken so weit wie möglich aus – zum Beispiel mit Hilfe von Gefährdungsbeurteilungen.
• Sie stellen durch Prüfungen und vorbeugende Instandhaltung sicher, dass die eingesetzte Technik reibungslos funktioniert und es nicht zu unnötigen Störungen im Ablauf kommt.

Sie nutzen Erfahrungen und Fehler, um Prozesse ständig zu hinterfragen. Sie haben keine Angst vor Kritik, sondern fordern Sie heraus, um besser zu werden und zu lernen.

• Sie haben ein Verfahren festgelegt, wie Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen ständig verbessern können – zum Beispiel regelmäßige SOLL-IST-Vergleiche, Beurteilungen der Arbeitsbedingungen, Teamgespräche. Das schließt auch ein, dass überprüft wird, ob Prozesse überhaupt für die Wertschöpfung benötigt und nicht nur aus Gewohnheit weiterverfolgt werden.
• Sie haben gemeinsam mit den Beschäftigten vereinbart, welche Möglichkeiten es gibt, Verbesserungsvorschläge einzubringen und wie mit den Vorschlägen verfahren wird – zum Beispiel regelmäßige Besprechungen, Fehlerprotokolle, Befragungen, „Kummerkasten“.
• Sie binden Ihre Kunden ein, um ihre Vorstellungen und Bedarfe bei der Weiterentwicklung Ihrer Leistungen und Produkte mit berücksichtigen zu können – zum Beispiel Kundengespräche, Kundenbefragungen, Einbindung von Kunden bei Produkt- und Leistungsentwicklung. > Kundenpflege

Praxishilfen

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